イントラネット活用法

■ イントラネットとインターネットの違い
インターネットは、たとえば会社のホームページのように情報を発信することが主な
目的となっています。
一方、イントラネットは一定の組織内の情報の共有に重点があります.

インターネットの使い勝手の良さを生かして、組織内で情報を共有するシステムを構
築したものがイントラネットであり、組織外の人からはクローズされた世界になって
います。(使っている技術は両者とも同じです。)
イントラネットのユーザーは外部のインターネットの世界にシームレスで接続できま
すが、外部の人はイントラネットに入れないようになっています。
こうすることで社外秘の情報も、社内で簡単に共有できる訳です。
■ 私が勤務している会社のイントラネットの特徴
第一の特徴は、ノーツなどの高価なグループウエアを殆ど使わず大部分を社員だけの
力で作り上げている点です。
もちろん給与計算に関するデータ入力や出金伝票システムなど外部に委託して作った
ものもありますが、これらはシステム部の判断ではなく夫々の所管部署の判断による
ものです。
これらのシステムも、イントラネットのインフラストラクチャーが整備されていたの
で、ネットワーク上で便利に使うことができたのです。

第二の特徴は、トップ画面からすべての情報に繋がるようにしている点です。
画面の左側にエクスプローラ方式のサイトマップを設け、ここから全てのコンテンツ
にリンクできるようになっています。

第三の特徴は、インターネット上の情報を積極的に活用しようと意図している点です。
業務遂行時に、良く使うと思われるサイトにすぐリンクできるようになっています。
■ 開発のおもなコンセプト
1)いつでも、どこでも、必要な人が、必要な情報を検索、収集、蓄積、共有でき、
  業務活動をタイムリーに支援できること。
2)メーカーの宣伝に惑わされず、使う価値のある機能、皆が使いたい機能を、なる
  べく自力で開発し、コストを抑制しながら提供すること。
3)業務改善の武器としての情報技術のすばらしさをなるべく多くの人に実感しても
  らい活用したいという風土を醸成すること。
4)知識の宝庫であるインターネットの世界を効率的に利用できるソフト、ハード両
  面の環境を作ること。
■ 収容されている情報と使い方
イントラネットのトップ画面の一例を示します。
  

画面上部のメニュー
画面の最上部にある青字に白のメニューは、最も良く使われる機能を集めたもので全
社共通となっています。
  COSMOS  
    COSMOSは給与システムの愛称です。
    残業、遅刻、早退などの勤務データを入力する画面があり、給与へ反映され
    ます。
 出金伝票  
    旅費交通費、交際費など個人が立て替えた費用を精算するシステムです。
    代金は個人の口座に振り込まれます。

 一般購買  
    所要量計算で自動発注される部品以外の事務用品、消耗工具などを発注する
    ためのシステム。支払いは、部品などと同じ方法になります。

 電話・地図 
    電話、Eメールを持っている全従業員の50音別電話帳と、各事業所の地図
    が検索できます。

 車・会議室 
    各事業所の社有車、会議室、プロジェクターの予約ができます。
    自分の所属事業所以外の予約も利用できます。

 文書検索  
    DocuShareというWebを通じて情報の共有や流通を図るためのサーバーソフトウ
    エアで有料のものを利用しています。
    標準で設定されている多様な文書管理属性とともに、日本語での全文検索機能
    もあります。
    さらに、特定のオブジェクトに対して固有の属性を設定することで、よりきめ
    細かな文書検索が可能です。
    また、文書登録時に自動的に要約を作成する機能や、検索条件を設定したフォ
    ルダーを利用しての自動検索機能も利用できます。
    検索結果は、文書の要約やサムネイル表示で目的の文書をよりすばやく探すこ
    とが可能です。

 図面検索  
    パソコンからCADの図面を検索できます。パスワードが必要です。
    主に、設計、開発、購買担当が利用

 ネット検索 
    検索エンジンや、地図、郵便番号など利用頻度の高いものを一画面にまとめて
    います。


画面左側のメニュー
 画面左側、サイトマップの内容(エクスプローラ方式)  当社で公開しているイントラネットのすべてのコンテンツにここから接続できます。 エクスプローラ方式にしたことでコンテンツがいくら増えても、この画面からリンク することができます。 初期状態では、下の1から11のこの色の部分のみが表示されています。 をクリックするとに変わり下の階層のコンテンツが現れます。 このマークのコンテンツは最終で、その下には何もないことを表しています。 をクリックすると下の階層は隠れます。     **イントラネットで公開されている情報** 1.連絡・広報     1-1 新聞記事     1-2 総務広報     1-3 IR資料     1-4 社長インタビュー 2.休日表        各地区のカレンダーを検索できます。     2-1 本社     2-2 A地区     2-3 B地区     2-4 C地区製作所     2-5 大阪営業所 3.部署別HP 各部署が作っているホームページにリンクしています。 現在のところ、ホームページを作っていない部署や、メンテナンスがあまりなされていない ところなど、かなりばらつきがあります。 将来的には、個人のアウトプットをここから検索できるようになれば良いと思います。 4.予定表 4-1 管理職スケジュール 4-2 全社行事予定 4-3 A地区行事予定 4-4 B地区行事予定 4-5 C地区行事予定 5.報告書議事録 当面、この項目のコンテンツを充実することで、イントラネットの存在価値を高めることが 重要です。最新の原本を保証できる機能をもっと活用すべきです。(情報共有化の基本) 5-1 報告書、議事録、規定、マニュアル 5-1-1 研究センター 5-1-2 開発センター 5-1-2-1 A地区駐在 5-1-2-2 B地区駐在 5-1-2-3 C地区駐在 5-1-3 総務部 5-1-4 商品企画室 5-1-5 技術・生産統括室 5-1-6 品質保証部 5-1-7 営業 5-1-7-1 環境エネルギー営業部 5-2 規定集 5-2-1 総務関係 5-2-2 経理関係 5-2-3 品質保証関係 5-2-4 技術関係 5-2-5 国内法規関係 5-2-6 海外の法律 5-3 各種マニュアル 5-3-1 総務部 5-3-2 事業管理部 5-3-3 品質保証部 5-3-4 開発センター 5-3-4-1 図面検索 5-3-4-2 コア型式 5-3-4-3 当社-客先品番対照表 5-3-5 情報・システム部 5-3-5-1 ネットワーク情報 5-3-5-2 ウイルス対処法 6.関連会社情報 6-1 海外子会社 6-2 海外関連会社 6-3 国内子会社 6-4 得意先 6-5 協力企業 7.時刻表 7-1 新幹線 7-2 内外航空会社 7-3 本社関係 7-3-1 7-4 A地区関係 7-4-1 小田原駅新幹線 7-4-2 小田急検索 7-4-3 A地区駅神奈中 7-4-4 7-5 B地区関係 7-5-1 B地区駅新幹線 7-5-2 B地区−笠寺 7-5-3 笠寺-B地区 7-6 C地区関係 7-6-1 米原駅新幹線 7-6-2 米原−C地区 7-6-3 C地区−米原 7-6-4 高速バス(下り) 7-6-5 高速バス(上り) 7-6-6 C地区−会社 7-7 ヤフー路線情報 7-8 成田空港情報 8.予約・購入 8-1 JR・新幹線 8-2 ベネフィットワン 8-3 ラフォーレ 8-4 内外航空会社 8-5 格安航空券 8-6 ホテル 8-7 小田急ロマンスカー 9.ビジネス情報 9-1 各種新聞 9-2 取引先ホームページ 9-3 日経NET 9-4 株価検索 9-5 ヤフーファイナンス 10.便利帳 10-1 道路情報 10-2 天気予報 10-3 地域別海外安全情報 10-4 世界の空港情報 10-5 世界の時差 10-6 インターネット検索 10-7 役立つリンク 10-8 地図検索 10-8-1 MapFanWeb 10-8-2 Yahoo Map 10-8-3 駅前探検倶楽部 10-9 海外渡航医療情報 11.環境・安全・衛生 11-1 環境管理 11-2 安全についてのお知らせ
■ ナレッジマネジメントについて
日本のホワイトカラーの生産性は欧米に比べかなり低いと言われていますが、この原因
の大きな部分は自己変革、自己革新をしにくいわが国企業の体質に由来しています。
日本では、知識、技術、ノウハウが先輩の経験などの暗黙知として蓄積され、「以心伝
心」、「あうんの呼吸」で企業活動が展開されてきたため、時間の経過による経験が不
可欠であり、外部にオープンな可視化された経営を確立することができませんでした。
言い換えると丁稚奉公で一から経験を踏むシステムを踏襲してきた面が強いと言えます。
このようにして得た知識経験を、わざわざ否定し改革するような輩は、余計なことをす
る奴であり、本音は迷惑という風土につながっています。
その結果、環境変化に対する組織の自己革新力とスピードの面で、個性、異質性、多様
性を尊重し自律型人材を輩出してきた欧米に遅れをとったと考えられます。

ナレッジ Knowledge :
ナレッジとは経験や学習によって得られる精通、気付き、理解を指します。

ナレッジマネジメントとは何か?
各人が持っている知識やノウハウを他の人が活用できる仕組を作ること
公開された知識に、各人が新しい情報、知識、ノウハウを追加し、機能がスパイラル
アップできる仕組をつくる方法です。
それはまた、知的財産を陳腐化から防ぎ、確かな知性を付加し柔軟性を増加させます。
言い換えるとナレッジマネジメントとは情報の発見、組織化、抽出と提供の体系的な
プロセスであり、組織構成員の能力と理解力を改善する方法です。

ナレッジマネジメントシステムを機能させるために何が必要か?
情報の独占から情報発信力へ
これまで、上位の人は下位の知らない情報を持つことで、自身の権威を保ってきました。
しかし、これからはイントラネットなどの情報技術を活用し、自分が持っている知識や
ノウハウをどれだけ提供できるかが、その人の価値であるという、新しい価値基準を全
員が受け入れることが必要です。

コンピューターが得意なのは、めまぐるしく変わる知識の収集、付加、変形、配布など
の作業です。
この道具を最大限に活用し、どんどん新しい知識やノウハウを共有し、いかに他社との
差別化を図るかが、勝ち残りの重要ポイントとなっています。

■ 情報リテラシーについて
一般にリテラシ−とは読み書き能力のことを言います。
文章を理解する能力,伝達する能力,その手段である文字の読み書きを活用する能力の
ことです。
コンピュータ・リテラシーとは、コンピュータの問題解決に役立つ能力についての理解
であり、コンピュータは何ができ、何ができないかを理解することを指し、他方、情報
リテラシーとは、問題解決や意思決定の際に必要なデータや文書や文献が何かを理解し、
如何にコンピュータシステムが役立つかを理解する能力のことです。 

情報リテラシーを持っている人は、問題解決や意志決定の必要性が生じた時に、氾濫す
る情報に溺れることなく、情報を効果的に探索・評価・活用することができます。

どんなリテラシーも好奇心や向上心を失ったら後退するだけですが、特に情報リテラシ
ーやコンピュータ・リテラシーは、取り付く前に、食わず嫌いで門前払いを受ける傾向
があります。
パソコンやコンピュータを扱うには、特別な天賦の才能なんかは必要ありません。
しかし、何故か多くの人が頭から、私はシステムのことやコンピュータのことは分から
ないと言って、理解しようとすることさえ拒否してしまいます。
そのくせ、仕事がうまくいかないと、何でもシステムのせいにしてしまうのもこのタイ
プの人です。
人により、得手不得手はありますが、これから先のビジネスマンにとって情報リテラシ
ーは、英語と共に必須の能力であることは間違いありません。